Folk Music Canada Seeks New Executive Director

May 11th, 2017

EXECUTIVE DIRECTOR – JOB POSTING

(version française ci-dessous)

Position Title: Executive Director

Application Deadline: May 30, 2017

Start Date: TBD

Salary: Commensurate with experience

Location: Open within Canada

Term: 30 hours per week. One-year contract with possibility of renewal.

Job Purpose

The Executive Director is responsible for the successful leadership and management of Folk Music Canada, in keeping with the organizational mission and the strategic direction set by the Board of Directors. Directed by and reporting to the Board of Directors, the Executive Director is accountable to the membership, while encouraging, supporting, promoting and securing folk music across Canada.

 

Primary Duties and Responsibilities

The Executive Director will perform some or all of the following duties:

Leadership

  •       Participate with the Board of Directors in developing a vision and strategic plan to guide the organization
  •       Identify, assess, and inform the Board of Directors of internal and external issues that affect the organization
  •       Act as a professional advisor to the Board of Director on all aspects of the organization’s activities
  •       Foster effective teamwork between the Board and the Executive Director and between the Executive Director, volunteers, members, stakeholders and staff
  •       Act as primary spokesperson for the organization, in collaboration with the Board President  
  •       Actively represent the organization at community activities to enhance the organization’s community profile.

 

Operational planning and management

  •       Oversee the efficient and effective day-to-day operation of the organization
  •       Develop operational plans which incorporate the goals and objectives that realize the strategic direction of the organization
  •       Ensure that the operation of the organization meets the expectations of its members, Board and Funders
  •       Draft operational policies and guidelines for the approval of the Board; prepare procedures to implement the organizational policies; review existing policies on an annual basis and recommend changes to the Board as appropriate
  •       Ensure that personnel, member, stakeholder, donor and volunteer files are securely stored and privacy/confidentiality is maintained
  •       Provide support to the Board by preparing meeting agenda and supporting materials.

 

Program planning and management

  •       Oversee the planning, implementation and evaluation of the organization’s programs and services
  •       Ensure that the programs and services offered by the organization contribute to the organization’s mission and reflect the priorities of the Board
  •       Monitor the day-to-day delivery of the programs and services of the organization to maintain or improve quality
  •       Oversee the planning, implementation, execution and evaluation of special projects, including showcase and export development initiatives.

 

Human resources planning and management

  •       Bring together volunteers and contract staff to support program delivery
  •       Oversee the implementation of the staff-volunteer policies, procedures and practices including the development of job description for all positions
  •       Establish a positive, healthy and safe work environment in accordance with all appropriate legislation and regulations
  •       Recruit, interview and select staff and volunteers who have the right technical and personal abilities to help further the organization’s mission
  •       Ensure that all staff and volunteers receive an orientation to the organization and that appropriate training is provided
  •       Address staff-volunteer issues and release staff, when necessary, using appropriate and legal employment procedures.

 

Financial planning and management

  •       Work with staff and the Board (Executive and/or Finance Committee) to prepare a comprehensive budget
  •       Work with the Board to secure adequate funding for the operation of the organization – including the development and implementation of a resource development plan
  •       Research funding sources, oversee the development of fund raising plans and write funding proposals to increase the funds of the organization
  •       Approve expenditures within the authority delegated by the Board
  •       Ensure that sound bookkeeping and accounting procedures are followed
  •       Administer the funds of the organization according to the approved budget and monitor the monthly cash flow of the organization
  •       Provide the Board with comprehensive, regular reports on the revenues and expenditure of the organization
  •       Ensure that the organization complies with all legislation covering taxation and withholding payments.

 

Community relations/advocacy

  •       Communicate with members and stakeholders to keep them informed of the work of the organization and to identify changes in the community served by the organization
  •       Establish good working relationships and collaborative arrangements with community groups, funders and other organizations to help achieve the goals of the organization
  •       Ensure that a positive, productive, and innovative work environment exists within the organization, maintaining open, honest, and effective communication with membership, stakeholders and staff.

 

Risk management

  •       Identify and evaluate the risks to the organization’s people (members, staff, management, volunteers), property, finances, goodwill, and image and implement measures to control risks
  •       Ensure that the Board of Directors and the organization carries appropriate and adequate insurance coverage
  •       Ensure that the Board and staff understand the terms, conditions and limitations of the insurance coverage.

 

Experience and Skills

  •       Minimum of three years of experience in not for profit management
  •       Bachelor’s Degree or 3-5 years’ experience and knowledge of arts administration
  •       Knowledge of industry associations, arts service organizations and membership associations
  •       Knowledge of the arts funding sector in Canada
  •       Experience with grant reporting tools (i.e. CADAC and FACTOR)
  •       Excellent computer skills, particularly Microsoft Office, Quickbooks, and WordPress
  •       Familiarity working with budgets and creating financial reports
  •       Highly effective and clear written and verbal communication skills
  •       Experience working with board and committee level volunteers is considered an asset
  •       Bilingual

 

Terms and Benefits

This is a 30-hour/week position with salary to be determined, commensurate with skills and experience. This is a one-year renewable contract, with an initial three-month probationary period. The position involves a flexible work schedule, with attendance at some evening and weekend events, and some travel. The successful applicant will be required to work from his or her own home office.

How to Apply:

Interested candidates are asked to email a maximum 2-page resume and a cover letter by May 30, 2017.

 

Contact: Human Resources, Folk Music Canada

Email:  hrfolkmusiccanada@gmail.com

 

Folk Music Canada advocates equal opportunity for all employees and applicants for employment and is committed to diversity in the workplace.

Due to the high number of applicants we regret that we will only be able to respond to applicants who are considered for an interview. We thank all applicants for their interest.

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DIRECTEUR GÉNÉRAL – DESCRIPTION DE L’EMPLOI

Titre du poste: Directeur général

Date limite : 30 mai 2017

Date de début: À déterminer

Salaire: Proportionnel à l’expérience

Lieu: Ouvert à l’intérieur du Canada

Terme: 30 heures par semaine. Contrat d’un an avec la possibilité de renouvellement.

 

Objectif d’emploi

Le directeur général est responsable de la direction et de la gestion réussies de Folk Music Canada, conformément à la mission organisationnelle et à l’orientation stratégique fixée par le conseil d’administration. Sous la direction du Conseil d’administration, le directeur général se rapporte aux membres tout en encourageant, en soutenant, en promouvant et en assurant la musique folklorique partout au Canada.

Fonctions et responsabilités primaires

Le directeur général exercera une partie ou l’ensemble des fonctions suivantes:

Direction

  • Participer au conseil d’administration pour élaborer une vision et un plan stratégique pour guider l’organisation
  • Identifier, évaluer et informer le conseil d’administration des questions internes et externes qui affectent l’organisation
  • Agir à titre de conseiller professionnel du conseil d’administration sur tous les aspects des activités de l’organisation
  • Favoriser le travail en équipe efficace entre le conseil d’administration et le directeur général et entre le directeur général, les bénévoles, les membres, les parties prenantes et le personnel (s’il y a lieu)
  • Agir à titre de porte-parole principal de l’organisation, en collaboration avec le président du conseil d’administration.
  • Représenter activement l’organisation dans les activités communautaires pour améliorer le profil communautaire de l’organisation.

 

Planification et gestion opérationnelles

  • Élaborer des plans opérationnels qui intègrent les buts et objectifs qui réalisent l’orientation stratégique de l’organisation
  • S’assurer que le fonctionnement de l’organisation répond aux attentes de ses membres, son conseil et ses bailleurs de fonds
  • Superviser de jour en jour le fonctionnement efficace et efficient de l’organisation
  • Rédiger une ébauche de politiques et de lignes directrices opérationnelles pour l’approbation du conseil; préparer des procédures pour mettre en œuvre les politiques organisationnelles; réviser les politiques existantes annuellement et recommander des modifications au conseil
  • Assurez-vous que les dossiers du personnel, des membres, des parties prenantes, des donateurs et des bénévoles sont stockés en toute sécurité et que la protection de la vie privée / confidentialité est maintenue
  • Fournir un soutien au conseil en préparant l’ordre du jour de la réunion et les documents à l’appui.

 

Planification et gestion de programme

  • Superviser la planification, la mise en œuvre et l’évaluation des programmes et des services de l’organisation
  • Veiller à ce que les programmes et services offerts par l’organisation contribuent à la mission de l’organisation et reflètent les priorités du Conseil
  • Surveiller la livraison quotidienne des programmes et des services de l’organisation pour maintenir ou améliorer la qualité
  • Superviser la planification, la mise en œuvre, l’exécution et l’évaluation de projets spéciaux.

 

Planification et gestion des ressources humaines

  • Regrouper les bénévoles et le personnel contractuel pour appuyer la prestation des programmes.
  • Superviser la mise en œuvre des politiques, des procédures et des pratiques du personnel et des bénévoles, y compris le développement de la description des tâches pour tous les postes
  • Établir un environnement de travail positif, sain et sécurisé conformément à toutes les lois et règlements appropriés
  • Recruter, interviewer et sélectionner du personnel et des bénévoles qui possèdent les compétences techniques et personnelles appropriées pour progresser la mission de l’organisation
  • Veiller à ce que tout le personnel et les bénévoles reçoivent une orientation à l’organisation et qu’une formation appropriée soit fournie
  • Adresser le manque de bénévolat/personnel si nécessaire en utilisant les techniques appropriées; en utilisant des procédures appropriées et juridiquement défendables.

 

Planification et gestion financière

  • Travailler avec le personnel et le conseil (comité exécutif et/ou financier) pour préparer un budget détaillé
  • Travailler avec le conseil pour obtenir un financement adéquat pour le fonctionnement de l’organisation, y compris l’élaboration et l’implantation d’un plan de développement des ressources.
  • Rechercher des sources de financement, superviser l’élaboration de plans de collecte de fonds et rédiger des demandes de financement pour augmenter les fonds de l’organisation
  • Participer aux activités de collecte de fonds, en tant que de besoin
  • Approuver les dépenses au sein de l’autorité déléguée par le conseil
  • Assurez-vous que la comptabilité et les procédures comptables sont suivies
  • Administrer les fonds de l’organisation selon le budget approuvé et surveiller les flux de trésorerie mensuels de l’organisation
  • Fournir au conseil des rapports complets et réguliers sur les revenus et les dépenses de l’organisation
  • Veillez à ce que l’organisation respecte toute la législation relative à l’imposition et à la retenue des paiements.

 

Relations communautaires

  • Communiquer avec les membres et les parties prenantes pour les tenir au courant du travail de l’organisation et identifier les changements dans la communauté desservie par l’organisation
  • Établir de bonnes relations de travail et des ententes de collaboration avec des groupes communautaires, des bailleurs de fonds et d’autres organisations pour atteindre les objectifs de l’organisation
  • Assurez qu’il existe un environnement de travail positif, productif et innovant au sein de l’organisation. Maintenir une communication ouverte, honnête et efficace avec les membres, les intervenants et le personnel.

Gestion des risques

  • Identifier et évaluer les risques pour les personnes de l’organisation (membres, personnel, gestion, bénévoles), l’immobilier, les finances, la volonté et l’image et mettre en œuvre des mesures pour contrôler les risques
  • S’assurer que le conseil d’administration et l’organisation offrent une couverture d’assurance appropriée et adéquate
  • S’assurer que le conseil et le personnel comprennent les modalités, les conditions et les limites de la couverture d’assurance.

 

Expérience et compétences

 

  • Minimum de trois ans d’expérience dans la gestion des organismes à but non lucratif
  • Baccalauréat ou 3 à 5 ans d’expérience et de connaissance dans l’administration artistique
  • Connaissance des associations de l’industrie, des organismes de services artistiques et des associations de membres
  • Connaissance du secteur de financement des arts au Canada
  • Expérience avec les outils de déclaration des subventions (c.-à-d. CADAC et FACTOR)
  • Compétences avérées en informatiques, particulièrement Microsoft Office, Quickbooks et WordPress
  • Familiarité avec les budgets et la création de rapports financiers
  • Très bonne compétences en communication orale et écrite
  • L’expérience professionnelle avec des comités et conseils bénévoles est considérée un atout

 

 

Conditions

Il s’agit d’un poste de 30 heures par semaine avec un salaire à déterminer selon les compétences et  l’expérience du candidat. Il s’agit d’un contrat d’un an renouvelable, avec une période probatoire initiale de trois mois. Le poste comprend un horaire de travail flexible, avec la participation à divers événements, des déplacements fréquents sont nécessaires et le candidat retenu doit travailler à partir de son propre bureau à domicile.

Comment s’inscrire:

Les candidats intéressés sont invités à envoyer un curriculum vitae avec un maximum de 2 pages et une lettre d’accompagnement d’ici le 30 mai 2017.

Contact: Ressources humaines, Folk Music Canada

Courrier électronique: hrfolkmusiccanada@gmail.com

 

Folk Music Canada favorise l’égalité des chances pour tous les employés et les candidats à un emploi et s’engage à la diversité sur les lieux de travail.

En raison du nombre élevé de candidats, nous regrettons de ne pouvoir seulement répondre aux candidats qui seront considérés pour une entrevue. Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt.